Ondernemerschap
Productiviteit begint ook in je eigen werkwijze.
Naast de druk van buitenaf ligt er een vraag binnen de onderneming: welk werk doen we telkens opnieuw zonder dat het waarde toevoegt?
Kijk naar het werk tussen de taken.
Als ondernemer kijk je naar kosten, klanten en capaciteit. Dat moet ook. Maar tussen de zichtbare taken zit vaak werk dat niemand bewust heeft ontworpen: informatie zoeken, versies vergelijken, gegevens opnieuw invoeren en navragen wat iemand bedoelde.
Dat werk valt nauwelijks op zolang iedereen eraan gewend is. Pas wanneer je een opdracht stap voor stap volgt, zie je hoeveel van de inspanning nodig is om onduidelijkheid op te vangen.
Volg één opdracht.
Neem een recente opdracht en loop samen door wat er werkelijk is gebeurd. Van de eerste vraag tot de uiteindelijke overdracht. Wie had welke informatie nodig? Wanneer veranderde iets? En waar moest iemand wachten of opnieuw beginnen?
Probeer eerst te begrijpen. Als een team vermoedt dat het gesprek over schuld gaat, krijg je vooral verklaringen. Als het over de werkwijze gaat, krijg je aanknopingspunten.
Een nieuwe tool is niet altijd de eerste stap.
Soms ontbreekt een duidelijke afspraak over versies. Soms heeft niemand bepaald welke gegevens bij een overdracht horen. Een extra toepassing kan dan helpen, maar ook nog een plek worden waar informatie moet worden bijgehouden.
De eerste verbetering kan eenvoudiger zijn: één eigenaar van de informatie, één vast moment voor controle of één gedeelde definitie van wat klaar betekent.
Meet wat voor de klant telt.
Meer activiteit is niet automatisch meer waarde. Een korter traject dat fouten naar de volgende collega doorschuift, is geen echte verbetering. Kijk daarom naar het geheel: de kwaliteit van het resultaat, de hoeveelheid herstelwerk en de helderheid voor de klant.
Je hoeft daar niet meteen een groot meetsysteem voor op te zetten. Een paar terugkerende observaties kunnen voldoende zijn om te zien of een kleine aanpassing standhoudt.
Ook vertrouwde gewoontes zijn een keuze.
Niet elke belemmering ligt binnen je eigen invloed. Maar dat is geen reden om het deel dat je wel kunt veranderen te laten liggen. De eigen werkwijze onderzoeken vraagt tijd, nieuwsgierigheid en soms de bereidheid een oude beslissing los te laten.
Dat vind ik een wezenlijk onderdeel van ondernemen: niet alleen harder werken binnen de bestaande aanpak, maar af en toe opnieuw vragen of die aanpak nog klopt.